Policy gällande förmånscyklar

1. Cykelförmån 

Förmånscykeln är en personalförmån som företaget (nedan kallat “Arbetsgivare”) förvärvar för att den genom ett hyresavtal ska utnyttjas av arbetstagaren eller mottagaren av cykelförmånen (nedan kallad “Arbetstagare” eller “Användare”). Tjänsteleverantören är Epassi Sweden AB (org.nr: 556617-0030, (nedan “Epassi” eller “Tjänsteleverantör”).  

Enligt de förutsättningar och villkor som definieras i enlighet med denna cykelförmånspolicy har arbetstagaren tillgång till en cykelförmån (nedan kallad "Cykelförmånen"). Dessa villkor ska gälla i första hand i samtliga fall som anges i detta dokument, såvida inte Arbetsgivaren har kommit överens om något annat med Arbetstagaren. Innan detta avtal godkänns ska Arbetstagaren kontrollera om arbetsgivaren har gjort några ändringar i detta dokument. Arbetsgivaren har inte rätt att göra ändringar i de villkor som gäller för Tjänsteleverantören eller tredje part. 

Arbetsgivaren är alltid ansvarig för sin egen cykelförmånspolicy och för att utforma och uppdatera villkoren. Arbetsgivaren måste aktivt följa lagstiftningen kring anställningsförmåner och uppdatera cykelförmånspolicyn för att återspegla aktuella skatteanvisningar och lagstiftning. 

2. Hyresobjekt

Arbetsgivaren hyr cyklar och tillbehör (nedan kallade “Cykel” eller “Hyresobjekt”) av Epassi eller av det finansbolag som det samarbetar med (nedan kallat “Finansbolaget”). Hyresavtalet ska ange Finansbolaget och definiera Hyresobjektet . Det ska tecknas ett separat avtal för varje Cykel.  

Leveransen sköts av Epassis cykelbutikspartners (nedan “Handlare”). I slutet av leasingperioden har Arbetstagaren rätt att lösa in Hyresobjektet till det marknadspris som fastställs av Epassi, eller återlämna det till Epassi. 

3. Hyresperiod

Hyresperioden i hyresavtalet är 36 månader, om inte annat avtalats mellan Epassi och Arbetsgivaren. Hyresavtalet börjar gälla första dagen i månaden som följer leverans av hyresobjektet. 

4. Förmånens inverkan på lönen

Hyrespriset har avtalats månadsvis och dras av från den Anställdes bruttolön. I de fall som skattepliktigt förmånsvärde ingår dras detta i form av nettolöneavdrag. Vid ändring av skatter, avgifter, eventuella försäkringspremier eller andra betalningsskyldigheter som åligger Arbetsgivaren, ska avdrag på lönen ändras i motsvarande mån. 

5. Inköp och hantering av förmånscyklar

Ansvaret för hanteringen av förmånscyklar ligger hos Epassi, som fungerar som leverantör av cykelförmånstjänster för Arbetsgivaren. Epassi samarbetar med tredje parter, såsom finans- och försäkringsbolag. 

6. Arbetstagarens uppgifter och befogenheter

Arbetstagaren är användare och innehavare av förmånscykeln och är skyldig att se till att alla tillhörande avtalsvillkor är uppfyllda. Arbetstagaren har befogenhet att fatta beslut och göra anmälningar som rör hans cykel direkt till Epassi. Arbetstagaren står för kostnaderna för förmånscykeln i dennes besittning, såsom ytterligare delar och utrustning som inte ingår i cykelförmånen, kostnaderna för underhåll och reparation av cykeln och utbyte av slitna, förstörda eller förlorade delar med nya delar i enlighet med instruktionerna från säljaren och tillverkaren. Arbetstagaren är skyldig att ersätta Arbetsgivaren för kostnader som denne betalar för den förmånscykel som enligt detta dokument är Arbetstagarens ansvar. 

7. Leverans

Arbetstagaren är skyldig att informera Epassi om datum för leverans av cykeln och när cykeln mottogs. Leverans sker mellan Arbetstagaren och Handlaren. Arbetstagaren är skyldig att noggrant inspektera cykeln och dess utrustning samt att säkerställa att den fungerar. Arbetstagaren är själv ansvarig för eventuella kostnader och skulder som uppstår på grund av underlåtenhet att tillhandahålla deklarationen om godkännande av leveransen eller annan information om utebliven eller försenad leverans. Om hyresobjektet är felaktigt eller behäftat med brist eller fel, eller om leveransen har försenats, måste Arbetstagaren omedelbart göra en skriftlig reklamation till säljaren, med kopia till Epassi. Om varken meddelande om leveransförsening eller reklamation har lämnats in till Epassi av Arbetstagaren eller arbetsgivaren inom tio (10) arbetsdagar efter det att Epassi gav hyresobjekten överlåtelsetillstånd till säljaren, anser Epassi att hyresobjekten är levererat och godkänt. Vid försenad leverans anses hyresobjekten vara godkända senast den andra (2) dagen efter leverans. 

8. Försäkring av cykeln 

Under hyresperioden är hyresobjektet Finansbolagets egendom. Cykeln ska försäkras med förmånstagarens hemförsäkring eller annan försäkring som tecknas av Arbetstagaren, och Arbetsgivaren ersätts för självrisk och reparationskostnader eller eventuellt byte till en ny cykel som Arbetstagaren kan ta i bruk. 

Arbetstagaren är ansvarig för att följa ersättningsvillkoren genom Arbetstagarens hemförsäkring eller annan specialförsäkring som hen har tecknat. Epassi rekommenderar starkt att cykeln stöldmärks och registreras i ISR-registret. 

Om Hyresobjektet blir stulet eller helt förstört, ska Arbetstagaren köpa ett motsvarande objekt, i annat fall ska hyresavtalet hävas. Den anställda står för alla utgifter för arbetsgivaren som orsakas av försäkringsfallet. Arbetsgivaren har rätt att dra av dessa kostnader direkt från den anställdes lön. 

Hemförsäkringen ersätter vanligtvis inte personskador som orsakas av en olycka. Användaren ansvarar för att teckna en olycksfallsförsäkring. 

9. Underhåll av cykeln

Arbetstagaren ansvarar för underhåll, service och reparation av hyresobjektet samt för att ersätta slitna, förstörda eller förlorade delar med nya delar i enlighet med instruktionerna från Handlaren och tillverkaren. Arbetstagaren ska även säkerställa att cykeln är i normalt skick, funktionsduglig och säker i förhållande till livslängden. Slitna, förstörda eller förlorade cykeldelar som bytts ut eller köpts till cykeln och är fästa på cykeln blir Finansbolagets / Epassis egendom när eller om cykeln återlämnas.  

Arbetstagare ansvarar för att: 

- Cykeln hålls ren och i ett representativt skick. Underhållsarbeten och reparationer görs enligt villkoren för underhåll och garanti. 

- Åtgärder för att avhjälpa eventuella fel och brister ska vidtas utan orimligt dröjsmål. 

- Vid hyra av elcykel är det ett krav att följa tillverkarens anvisning för skötsel och laddning av batteriet. 

10. Avslutande av hyresperioden för förmånscykeln

Arbetstagaren har rätt att lösa in eller återlämna cykeln i slutet av hyresperioden. Arbetstagaren ska skriftligen meddela Epassi om återlämnande eller inlösen av cykeln minst en månad före slutet av hyresperioden. Om ingen anmälan har gjorts inom föreskriven tid fortsätter hyresperioden alltid automatiskt en månad i taget. Om Arbetsgivaren ådrar sig kostnader på grund av att Arbetstagaren inte uppfyller rapporteringsskyldigheten, har Arbetsgivaren rätt att debitera Arbetstagaren för dessa kostnader tills denne har fullgjort sin rapporteringsskyldighet enligt detta avsnitt. Om Arbetstagaren beslutar att återlämna cykeln, upphör hans skyldighet först när cykeln har återlämnats i gott skick på den plats som Epassi har anvisat. 

11. Återlämning av cykeln

Om Arbetstagaren vill återlämna cykeln, i slutet av kontraktet eller hyresperioden, är denne skyldig att på egen bekostnad leverera hyresobjektet till den plats som Epassi har anvisat i Sverige, om inte annat skriftligen avtalats. När hyresobjektet återlämnas är Arbetstagaren skyldig att se till att det är servat och i normalt fungerande skick med hänsyn till livslängden. Epassi ger Arbetstagaren närmare information om kriterierna vid återlämning före hyresperiodens slut. Epassi har även rätt att själva hämta hyresobjektet och att på Arbetstagarens bekostnad återställa den till ett skick som motsvarar kriterierna för återlämning. 

12. Inlösen av cykeln i slutet av hyresperioden 

I slutet av hyresperioden, när Arbetstagaren har uppfyllt allt sina skyldigheter enligt avtalet, kan denne köpa Cykeln till det aktuella marknadspriset. Försäljningen av cykeln i befintligt skick sker fritt på det ställe där den befinner sig på dagen för hyresperiodens slut. Om det slutliga inlösenpriset inte har betalats vid Hyresperiodens slutdatum fortsätter Hyresperioden automatiskt en månad i taget tills betalning har skett. Om Arbetsgivaren ådrar sig kostnader på grund av att Arbetstagaren inte uppfyller rapporteringsskyldigheten, har Arbetsgivaren rätt att debitera Arbetstagaren för dessa kostnader.  

13. Uppsägning av cykelavtalet under hyresperioden

Inlösen/återlämnande av en cykel under hyresperioden (nedan kallat ”Avbrott”); 

- Inlösenpriset under en pågående hyresperiod är det belopp som återstår att betala enligt hyresavtalet, dock lägst det aktuella marknadspriset. Om Cykeln återlämnas på den plats som Epassi har anvisat och uppfyller kriterierna för återlämning, är inlösenpriset det belopp som återstår att betala. 
- Datum för inlösen / återlämning är alltid hyresperiodens sista dag. 
- Inlösen / återlämning ska meddelas Epassi senast månaden innan inlösen / återlämning sker. 

När anställningen upphör, eller vid uppsägning på Arbetsgivares initiativ eller på produktionsmässiga eller ekonomiska grunder, har Arbetstagaren rätt att lösa in cykeln för sig själv med proceduren ”Avbrott”. Om Arbetstagaren inte önskar lösa in cykeln för sig själv, överförs cykeln på Arbetsgivaren. Arbetsgivaren har rätt att tilldela en ny användare till Cykeln, lämna cykeln för gemensamt bruk eller lösa in cykeln med proceduren ”Avbrott”. 

Vid upphörande eller avbrott av anställningsförhållandet på Arbetstagares initiativ eller vid uppsägning orsakad av Arbetstagaren, är Arbetstagaren skyldig att avsluta Hyresperioden med proceduren ”Avbrott”. Om Arbetstagaren byter Arbetsgivare, kan Arbetstagares be Epassi att överföra Cykeln (Se avsnittet “Överföring av cykeln till ny arbetsgivare”) 

14. Överföring av cykeln till en arbetsgivare

En Arbetstagare som byter arbetsgivare kan lämna in en begäran om överföring av Cykeln till den nya Arbetsgivaren. Begäran om överföring ska skickas till Epassi minst en månad i förväg, med information om den nya arbetsgivarens kontaktperson och kontaktuppgifter samt andra uppgifter som Epassi efterfrågar. Detaljer att beakta vid överföring: 
 
- En förutsättning för överföring är att den nya Arbetsgivaren ingår ett avtal med Epassi eller, om det redan finns en cykelförmån i bruk i samarbete med en annan tjänsteleverantör, att den nya tjänsteleverantören godkänner överföringen; 
- Överföringen kan medföra kostnader och t.ex. kontraktsperiodens längd och hyresperioden och finansinstitutets utgifter kan komma att ändras. 
- Policyn och villkoren för cykelförmånen kan skilja sig hos nya Arbetsgivaren jämfört med den nuvarande Arbetsgivaren. 

15. Arbetstagarens frånvaro 

Cykelförmånen gäller normalt under frånvaro, under den tid som Arbetstagaren uppbär lön, om inget annat överenskommits mellan Arbetstagare och Arbetsgivare. 

Vid långvarig frånvaro, när avdrag inte kan göras på lönen, kan Arbetsgivaren under Arbetstagarens frånvaro dra kostnaderna från sista lönen före frånvaron eller första lönen efter frånvaron. Arbetstagaren kan även avsluta Hyresperioden med proceduren ”Avbrott”. 
 
Arbetstagare och Arbetsgivare kan även från fall till fall komma överens om månatlig betalning av hyran till Arbetsgivaren. Då fortsätter Cykelförmån så länge som betalningspolicyn gäller. Betalningspolicyn påverkar inte Arbetsgivarens betalningsskyldighet gentemot Epassi eller Finansbolaget. 

16. Andra situationer och frågor att beakta

En förutsättning för cykelförmånen är ett fast anställningsförhållande som varar minst under hela hyresperioden. 

Epassi har rätt att göra ändringar i tjänsten av tvingande skäl, såsom ändringar beslutade av Skatteverket eller andra lagstiftningsändringar. 

17. Godkännande av villkor

Jag har läst och förstått dessa instruktioner och jag samtycker till att följa dem som mottagare av cykelförmånen. Jag har bekantat mig med alla ändringar som min Arbetsgivare kan ha gjort i denna policy och som kan skilja sig delvis eller väsentligt från villkoren i detta dokument. Jag accepterar dessa ändringar.